弘光科技大學

行政組


行政組人員執掌

職稱 人員基本資料 負責業務 職務代理人
組長 徐莉玲 / Hsu, Li-Ling

● 聯絡電話: 1136

● 傳真: 04-26310744

● E-mail: llhsu@hk.edu.tw

1.機要業務

協助第一副校長各項業務

機要文件之處理

全校簽呈之陳核

 2.議事業務

行政協調會召開、資料審核、紀錄

高階主管會議召開、資料彙整、紀錄

校務會議召開、資料、紀錄之審核

校務座談會會議資料審核

校慶籌備會議資料審核

各副校長召集之臨時會議資料審核

 3.例行業務

主管研習營活動籌劃、執行

校務會議、福利委員會及職員工評議委員會職員工代表推選作業監督

代行請款審核(EDI)作業

秘書室請假等簽核作業

紙本呈核資料之分派

100萬元以上採購及驗收作業監辦

行政單位配合款管控

秘書室公文登記桌

協助貴賓參訪接待事宜 

4.專案業務

協助全校性計畫案之申請

附屬機構(老人醫院、幼兒園)行政協助

徐靜莊、

林淑娥

組員 林欣霓 / Lin,Hsin-Ni

● 聯絡電話: 1127

● 傳真: 04-26310744

● E-mail: sarah@hk.edu.tw

1.機要業務

協助潘副校長各項業務
校印之掌理

 2.議事業務

行政協調會議召開、資料彙整、紀錄

校慶籌備會議召開、資料彙整、紀錄

教師評鑑審議委員會議召開、資料彙整、紀錄

校務座談會會議召開、、資料彙整、紀錄

 3.例行業務

校務基本資料庫系統維護、填報及檢核

教師考核與評鑑上網填報作業

秘書室電子郵件信箱管理

秘書室零用金管理

協助費用支請作業

協助貴賓參訪接待事宜

法規資料庫專區網頁維護

財產管理及盤點(校長、副校長、秘書室、董事會)

臨時交辦事項

林淑娥、

楊蜀瑜

組員 林淑娥/ Lin, Shu-E

● 聯絡電話: 1134

● 傳真: 04-26310744

● E-mail: selin@hk.edu.tw

1.機要業務

協助王副校長兼主任秘書各項業務

協助張副校長兼研發長各項業務

協助林敬宗顧問、林和靜顧問相業務

 2.議事業務

董事會議召開、資料彙整、紀錄

評鑑工作小組會議召開、資料彙整、紀錄

評鑑指導委員會會議召開、資料彙整、紀錄

3.例行業務

董事會各項業務

技專校院學校暨董事會資料填報系統

協助校務評鑑作業執行、紀錄

秘書室校務評鑑資料彙整

秘書室、董事會預算編列

秘書室禮品管理、請款業務

協助校內各項慶典活動之辦理及協調

協助貴賓參訪接待事宜

總收文、分文

密件公文收文處理專案業務

臨時交辦事項

徐靜莊、

徐莉玲

組員 楊蜀瑜/ Grace Yang

● 聯絡電話: 1110

● 傳真: 04-26310744

● E-mail: gracetaiwan@hk.edu.tw

1.機要業務

協助校長各項業務

協助胡副校長各項業務

 2.議事業務

行政會議召開、資料彙整、紀錄

 3.例行業務

校務意見處理與信函回覆

貴賓應酬業務(花圈花籃業務處理、婚喪喜慶紅白包、中秋節月餅致贈貴賓)

校長印信管理

審核合約書、各類表單(學術單位)

維護校長、副校長、秘書室網頁

彙編全校重要行事曆

彙編全校分層負責決行表

協助貴賓參訪接待事宜

工讀金作業管理

安排法律諮詢

院長會議

臨時交辦事項

林欣霓、

石筑婷

書記

石筑婷 / Shih, Chu-Ting

● 聯絡電話: 1116

● 傳真: 04-26310744

●E-mail: stone70352@sunrise.hk.edu.tw

筑筑姊

1.議事業務

校務會議召開、資料彙整、紀錄

 2.例行業務

規劃全校文書處理業務

文書處理相關ISO文件之制訂與修改

負責公文管理系統

製作總收、發文登記表

公文稽催、印製各單位逾期稽催單

製作公文處理成績月報表

審核合約書、各類表單(行政單位)

校印用印申請

教育部/技職司通報

秘書室列管文件管理

協助貴賓參訪接待事宜

臨時交辦事項

徐莉玲、

楊蜀瑜

行政助理

劉宜姍 / Liu, Yi-Shan

● 聯絡電話: 1126

● E-mail: yi3@hk.edu.tw

 

1.議事業務

●校務發展計畫相關會議召開、資料彙整、紀錄

●校務發展委員會會議召開、資料彙整、紀錄

●校務發展規劃暨風險管理小組會議召開、資料彙整、紀錄

2.例行業務

●年報彙編規劃與執行

●品質目標訂定作業

●校務會議、福利委員會及職員工評議委員會職員工代表推選作業

●校務資訊公開專區之建置及維護

●協助貴賓參訪接待事宜

●臨時交辦事項

●協助規劃與管理本校校務發展計畫

●校務發展計畫校級行動方案期中管考

●高教深耕計畫I-1子計畫之執行

林欣霓、

石筑婷

學習生

陳冠潔 / Chen,Guan-Jie

● 聯絡電話: 1135

● 傳真: 04-26310744

● E-mail: hjk5296721@gmail.com

冠潔

1.協助全校公文之管理作業及追蹤流程

2.公文處理 (登錄、會辦、公告、及裝訂成開冊)

3.全校簽呈之登錄、影本裝訂成冊

4.全校文件表單陳核之登錄

5.負責校長、副校長及秘書室之茶水

6.協助校長、副校長及秘書室信件之收發

7.各項會議會前準備

8.開會通知單發送

9.協助各項會議流程

10.協助各項會議會議記錄之完成

11.協助各項臨時交辦業務

黃琬倫、

劉宜姍

學習生

黃琬倫 / Huang, Wan-Lun

● 聯絡電話: 1133

● 傳真: 04-26310744

● E-mail: 0426love0503@gmail.com

倫倫

1.協助全校公文之管理作業及追蹤流程

2.公文處理 (登錄、會辦、公告、及裝訂成開冊)

3.全校簽呈之登錄、影本裝訂成冊

4.全校文件表單陳核之登錄

5.負責校長、副校長及秘書室之茶水

6.協助校長、副校長及秘書室信件之收發

7.各項會議會前準備

8.開會通知單發送

9.協助各項會議流程

10.協助各項會議會議記錄之完成

11.協助各項臨時交辦業務

陳冠潔、

劉宜姍