行政組人員執掌
| 職稱 | 人員基本資料 | 負責業務 | 職務代理人 |
| 組長 | 徐莉玲 / Hsu, Li-Ling
● 聯絡電話: 1136 ● 傳真: 04-26310744 ● E-mail: llhsu@hk.edu.tw
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1.機要業務
●協助第一副校長各項業務 ●機要文件之處理 ●全校簽呈之陳核 2.議事業務 ●行政協調會召開、資料審核、紀錄 ●高階主管會議召開、資料彙整、紀錄 ●校務會議召開、資料、紀錄之審核 ●校務座談會會議資料審核 ●校慶籌備會議資料審核 ●各副校長召集之臨時會議資料審核 3.例行業務 ●主管研習營活動籌劃、執行 ●校務會議、福利委員會及職員工評議委員會職員工代表推選作業監督 ●代行請款審核（EDI）作業 ●秘書室請假等簽核作業 ●紙本呈核資料之分派 ●100萬元以上採購及驗收作業監辦 ●行政單位配合款管控 ●秘書室公文登記桌 協助貴賓參訪接待事宜 4.專案業務 ●協助全校性計畫案之申請 ●附屬機構(老人醫院、幼兒園)行政協助 |
徐靜莊、 林淑娥 |
| 組員 | 林欣霓 / Lin,Hsin-Ni
● 聯絡電話: 1127 ● 傳真: 04-26310744 ● E-mail: sarah@hk.edu.tw
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1.機要業務
●協助潘副校長各項業務 2.議事業務 ●行政協調會議召開、資料彙整、紀錄 ●校慶籌備會議召開、資料彙整、紀錄 ●教師評鑑審議委員會議召開、資料彙整、紀錄 ●校務座談會會議召開、、資料彙整、紀錄 3.例行業務 ●校務基本資料庫系統維護、填報及檢核 ●教師考核與評鑑上網填報作業 ●秘書室電子郵件信箱管理 ●秘書室零用金管理 ●協助費用支請作業 ●協助貴賓參訪接待事宜 ●法規資料庫專區網頁維護 ●財產管理及盤點(校長、副校長、秘書室、董事會) ●臨時交辦事項 |
林淑娥、 楊蜀瑜 |
| 組員 | 林淑娥/ Lin, Shu-E
● 聯絡電話: 1134 ● 傳真: 04-26310744 ● E-mail: selin@hk.edu.tw
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1.機要業務
●協助王副校長兼主任秘書各項業務 ●協助張副校長兼研發長各項業務 ●協助林敬宗顧問、林和靜顧問相業務 2.議事業務 ●董事會議召開、資料彙整、紀錄 ●評鑑工作小組會議召開、資料彙整、紀錄 ●評鑑指導委員會會議召開、資料彙整、紀錄 3.例行業務 ●董事會各項業務 ●技專校院學校暨董事會資料填報系統 ●協助校務評鑑作業執行、紀錄 ●秘書室校務評鑑資料彙整 ●秘書室、董事會預算編列 ●秘書室禮品管理、請款業務 ●協助校內各項慶典活動之辦理及協調 ●協助貴賓參訪接待事宜 ●總收文、分文 ●密件公文收文處理專案業務 ●臨時交辦事項 |
徐靜莊、 徐莉玲 |
| 組員 | 楊蜀瑜/ Grace Yang
● 聯絡電話: 1110 ● 傳真: 04-26310744 ● E-mail: gracetaiwan@hk.edu.tw
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1.機要業務
●協助校長各項業務 ●協助胡副校長各項業務 2.議事業務 行政會議召開、資料彙整、紀錄 3.例行業務 ●校務意見處理與信函回覆 ●貴賓應酬業務(花圈花籃業務處理、婚喪喜慶紅白包、中秋節月餅致贈貴賓) ●校長印信管理 ●審核合約書、各類表單(學術單位) ●維護校長、副校長、秘書室網頁 ●彙編全校重要行事曆 ●彙編全校分層負責決行表 ●協助貴賓參訪接待事宜 ●工讀金作業管理 ●安排法律諮詢 ●院長會議 ●臨時交辦事項 |
林欣霓、 石筑婷 |
| 書記 |
石筑婷 / Shih, Chu-Ting ● 聯絡電話: 1116 ● 傳真: 04-26310744 ●E-mail: stone70352@sunrise.hk.edu.tw
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1.議事業務
●校務會議召開、資料彙整、紀錄 2.例行業務 ●規劃全校文書處理業務 ●文書處理相關ISO文件之制訂與修改 ●負責公文管理系統 ●製作總收、發文登記表 ●公文稽催、印製各單位逾期稽催單 ●製作公文處理成績月報表 ●審核合約書、各類表單(行政單位) ●校印用印申請 ●教育部/技職司通報 ●秘書室列管文件管理 ●協助貴賓參訪接待事宜 ●臨時交辦事項 |
徐莉玲、 楊蜀瑜 |
| 行政助理 |
劉宜姍 / Liu, Yi-Shan ● 聯絡電話: 1126 ● E-mail: yi3@hk.edu.tw
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1.議事業務
●校務發展計畫相關會議召開、資料彙整、紀錄 ●校務發展委員會會議召開、資料彙整、紀錄 ●校務發展規劃暨風險管理小組會議召開、資料彙整、紀錄 2.例行業務 ●年報彙編規劃與執行 ●品質目標訂定作業 ●校務會議、福利委員會及職員工評議委員會職員工代表推選作業 ●校務資訊公開專區之建置及維護 ●協助貴賓參訪接待事宜 ●臨時交辦事項 ●協助規劃與管理本校校務發展計畫 ●校務發展計畫校級行動方案期中管考 ●高教深耕計畫Ｉ-1子計畫之執行 |
林欣霓、 石筑婷 |
| 學習生 |
陳冠潔 / Chen,Guan-Jie ● 聯絡電話: 1135 ● 傳真: 04-26310744 ● E-mail: hjk5296721@gmail.com
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1.協助全校公文之管理作業及追蹤流程
2.公文處理 (登錄、會辦、公告、及裝訂成開冊) 3.全校簽呈之登錄、影本裝訂成冊 4.全校文件表單陳核之登錄 5.負責校長、副校長及秘書室之茶水 6.協助校長、副校長及秘書室信件之收發 7.各項會議會前準備 8.開會通知單發送 9.協助各項會議流程 10.協助各項會議會議記錄之完成 11.協助各項臨時交辦業務 |
黃琬倫、 劉宜姍 |
| 學習生 |
黃琬倫 / Huang, Wan-Lun ● 聯絡電話: 1133 ● 傳真: 04-26310744 ● E-mail: 0426love0503@gmail.com
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1.協助全校公文之管理作業及追蹤流程
2.公文處理 (登錄、會辦、公告、及裝訂成開冊) 3.全校簽呈之登錄、影本裝訂成冊 4.全校文件表單陳核之登錄 5.負責校長、副校長及秘書室之茶水 6.協助校長、副校長及秘書室信件之收發 7.各項會議會前準備 8.開會通知單發送 9.協助各項會議流程 10.協助各項會議會議記錄之完成 11.協助各項臨時交辦業務 |
陳冠潔、 劉宜姍 |
