弘光科技大學
圖書資訊處

[重要公告]自即日起,需「強制結案」之「簽」及「函稿」,請依說明辦理。

公告日期:2020年11月05日張貼人:秘書室

主旨:自即日起,需「強制結案」之「簽」及「函稿」,請依說明辦理。

依據:109學年度第1次內部控制委員會議決議辦理。

說明:

一、為簡化本校教職同仁在使用公文系統時誤創公文、重複發文或簽呈需強制結案公文串簽狀態下,無須送特殊需求申請表,即可由承辦人自行結案,說明如下:

(一)需強制結案「簽」狀態分為2種:

1.在單位內的簽(尚未會辦其他單位):公文流程還在單位內的公文,請單位主管(註)直接決行後,系統會自動擲回,創簽者敘明不需上簽理由,逕行結案。

2.會辦單位的如公文流程已到會辦單位,請會辦單位承辦人直接退文到創簽者所屬單位主管()並請單位主管直接決行不需上簽後,系統會自動擲回,創簽者敘明不需上簽理由,逕行結案。

※單位主管(註):

◎教學單位:院長、通識教育中心

◎行政單位:六長、會計室主任、人事室主任、稽核室主任、安環室主任、教學發展中心主任、推廣教育中心主任、大學社會責任辦公室主任、校務研究辦公室執行秘書、秘書室主任秘書

(二)需強制結案「函稿」狀態可分為2種:

1.長官已決行請創稿者於簽核意見中說明不需發文理由後傳送至公文收發,由公文收發人員進行結案。

2.公文流程進行中創稿者請先電話告知秘書室,由秘書室主任秘書決行不需發函後,系統自動擲回創稿者,創稿者簽註說明不需發文理由後,傳送至公文收發,由公文收發人員進行結案。

二、公文在並簽狀態,無法退文,須填寫特殊需求申請表-勾選「強制結案」,核章後送至秘書室由收發人員協助進行結案。

三、以上說明,詳見流程圖(如附件),如有相關疑問,請洽秘書室筑婷、淑娥,分機1116、1134。